Làm thế nào để quản lý Gmail hiệu quả

Hầu hết người dùng e-mail đều mơ ước có được một hộp thư đến (Inbox) rỗng – bởi ai cũng đã đọc và xóa (hoặc đã điền thêm) tất cả email được gửi đến trước đó. Bởi cung cấp đến trên 60GB dung lượng lưu trữ, nên đối với Gmail – dịch vụ email trên nền web khá thông dụng hiện nay – thì bạn chỉ cần xóa những email không thực sự quan trọng hoặc không bao giờ muốn đọc lại lần nữa.

A0805 LTN 151 1 Làm thế nào để quản lý Gmail hiệu quả

Để trục xuất các email ra khỏi hộp thư đến nhưng vẫn giữ chúng trong tầm tay, bạn đánh dấu chọn vào hộp thoại trước mỗi thư và sau đó nhấn chọn Archive. Tác vụ này sẽ giấu đi các email mà bạn không muốn xóa bỏ vĩnh viễn.

Để dễ tìm lại những email ẩn này, bạn nên sử dụng nhãn để phân loại chúng theo chủ đề, dự án hoặc những chủng loại khác. Hầu hết các ứng dụng thư điện tử đều cho phép bạn sắp xếp email nhận được vào từng thư mục cụ thể, tuy nhiên nhãn của Gmail sẽ làm cho các thư mục này trở nên vô cùng hữu hiệu: Thay vì yêu cầu email đi vào một thư mục, các nhãn này cho phép bạn gán cùng lúc nhiều chủng loại cho một (nhiều) email. Ví dụ, một email đồng thời thuộc về cả hai dự án A (Project A) và B (Project B) có thể xuất hiện trong danh sách có nhãn "Project A" cũng như trong nhóm "Project B".

Để phân loại một email, bạn mở email đó và chọn một trong các nhãn trên trình đơn More Actions, hoặc đánh dấu lên một hay nhiều email có trong danh sách email nhìn thấy, rồi chọn nhãn từ trình đơn More Actions. Bạn cũng có thể tạo ra các nhãn mới trong quá trình này bằng cách nhấn vào nút New Label trong trình đơn đó.

Để chỉnh sửa các nhãn của mình, bạn chọn Setting.Labels ở phần trên bên phải của màn hình. Thao tác này sẽ mở ra một trang web nơi mà bạn có thể thay đổi tên hoặc loại bỏ các nhãn, hiển thị danh sách các email ứng với từng nhãn, hoặc có thể tạo một nhãn mới. Không như việc xóa một thư mục trong ứng dụng thư điện tử chuẩn, quá trình xóa nhãn không thể làm biến mất hoàn toàn các email được gắn nhãn đó, do đó bạn được tự do xóa những nhãn không cần dùng đến.

Bạn cũng có thể gỡ bỏ nhãn khỏi email mà không phải cần thực hiện thao tác xóa nhãn. Trước hết, hãy mở một email hoặc chọn nhiều email trong danh sách, sau đó chọn More Actions. Tiếp đó, cuộn và chọn nhãn không cần thiết bên dưới mục Remove Label. Để tìm các email đã lâu không còn được gắn nhãn, nhấn All Mail, và bạn sẽ thấy tất cả email của mình được liên kết lại với nhau.

Phục hồi thẻ

Hộp thư đến của Gmail đơn giản chỉ là loại nhãn được mặc định gán cho các email đến. Nếu lưu trữ sai một email (gỡ bỏ nhãn Inbox), bạn có thể đưa email này quay về lại hộp thư Inbox bằng cách nhấn chọn All Mail, chọn email đó và nhấn chuột Move to Inbox. Một phương pháp tương tự sẽ cho phép bạn tìm lại các bức thư đã vô tình gửi đến thư mục Trash (vứt bỏ). Thói quen của Gmail là gom các cuộc trao đổi vào trong các dòng email, có nghĩa là các email đã xếp lưu trữ sẽ quay trở lại hộp thư đến của bạn khi có ai đó gửi email trả lời cho một email trước đây cũng trong dòng email này. Nếu không còn thú vị gì với cuộc chuyện trò này, bạn có thể ngăn không cho những email này xuất hiện trong hộp thư đến của mình bằng cách đánh dấu chọn lên email đó rồi chọn Mute từ trình đơn More Actions.

Lệnh run cho trình đơn Start của Vista

Bạn cảm thấy quá chán nản bởi Windows Vista không cung cấp lệnh Run tin cậy mà nhiều người dùng rất ưa thích trong Windows XP? Hãy bình tĩnh, sau đây là cách khắc phục nhanh đối với thiếu sót của tùy chọn quan trọng này. Nếu bạn dùng trình đơn Start mặc định trong Vista (bởi không thích dạng trình đơn Classic) thì lệnh Run sẽ không xuất hiện. Để khắc phục tình trạng này, bạn nhấn phải chuột lên nút Start rồi chọn Properties. Ở thẻ Start Menu, bạn nhấn chuột lên nút Customize ở góc trên bên phải. Sau đó, cuộn qua danh sách các tùy chọn và đánh dấu lên mục Run Command (xem hình 2). Nhấn chuột OK hai lần. Từ bây giờ, lệnh Run sẽ xuất hiện ở góc dưới cùng bên phải của trình đơn Start

Bùi Xuân Toại
Theo pcworld

Nguồn: Làm thế nào để quản lý Gmail hiệu quả

Leave a Reply

Fill in your details below or click an icon to log in:

WordPress.com Logo

You are commenting using your WordPress.com account. Log Out / Change )

Twitter picture

You are commenting using your Twitter account. Log Out / Change )

Facebook photo

You are commenting using your Facebook account. Log Out / Change )

Google+ photo

You are commenting using your Google+ account. Log Out / Change )

Connecting to %s